介護で夜勤や残業が一部の職員に偏る際に考えたい5つのこと

夜勤や残業が一部の職員に偏っているとき、最初にすることはシフトの組み替えではありません。職員ごとの夜勤回数・残業時間・休日出勤を月単位で数字にし、偏りの原因を分けることです。同じ「偏り」でも、夜勤に入れる職員がそもそも足りないのか、入れる職員の間で配分が偏っているのか、夜勤や残業に制限のある職員の分を特定の職員が埋めているのか、日中の業務が持ち越されて残業になっているのかで、直す場所が変わります。

負担が集中した職員は、時間外労働が36協定で定めた時間に近づきやすく、健康面の配慮が必要になる場面も増えます。原因に合った直し方を選べば、一部の職員に頼らなくても夜間の体制を保ちやすくなり、利用者は日によって対応の手厚さが変わらない環境でケアを受けられます。この記事では、月単位の集計、夜勤に入れる職員の人数と配分、制限のある職員の扱い、残業を生む業務の持ち越し、原因ごとの見直しの順番の5つを扱います。

職員ごとの夜勤回数と残業時間の月単位の集計

何を見るか。 偏りは、職員ごとの数字を並べて初めて確かめられます。集計のもとにするのは、予定のシフト表ではなく勤怠の実績です。事業者には、タイムカードやパソコンの使用時間の記録などの客観的な方法で労働時間の状況を把握し、その記録を3年間保存することが求められているため、材料は勤怠の記録にそろっているはずです。集計表には、次のような列を用意します。

表は、施設内の平均ではなく職員ごとの並びで読みます。直近の数か月分を並べると、一時的な欠員による偏りか、毎月続いている偏りかを見分けられます。

法定の時間外労働は、まず自施設の36協定で定めた1か月・1年の時間と比べます。法律上の上限は、原則として時間外労働が月45時間・年360時間です（1年単位の変形労働時間制で対象期間が3か月を超える場合は月42時間・年320時間）。臨時的な事情があり特別条項を定めた場合でも、原則の月の時間を超えられるのは年6か月までで、時間外労働と法定休日の労働の合計は月100時間未満、2〜6か月の平均で月80時間以内に収める必要があります。また、月60時間を超えた時間外労働には5割以上の割増賃金が必要なため、施設全体の残業時間が同じでも、一部の職員に集中すると割増賃金の額が増えることがあります。

どう直すか。 集計表は、毎月の勤怠の締めと同じ日に作ると続けやすくなります。変形労働時間制の時間外労働の計算は「介護の勤怠管理」で、夜勤や休日勤務の偏りを一覧で表示できるソフトの確かめ方は「介護・看護向けシフト作成ソフトの選び方｜自動作成で確かめる6条件と無料体験の試し方」で解説しています。

よくある失敗。 予定のシフト表で数えることです。当日の交代や呼び出しが漏れ、実際に偏りを引き受けている職員の数字が小さく出ます。所定外の残業と法定の時間外労働を1つの列に混ぜると、36協定と比べられなくなる点にも注意してください。

（参考：労働基準法第36条第4項〜第6項・第37条第1項、労働安全衛生法第66条の8の3、労働安全衛生規則第52条の7の3第1項・第2項、厚生労働省「時間外労働の上限規制 わかりやすい解説」）

夜勤に入れる職員の人数と配分

何を見るか。 月の夜勤の枠の数（月の日数×1晩に置く夜勤職員の数）を、夜勤に入れる職員の数で割ると、全員で均等に分けた場合の1人あたりの回数が出ます。夜勤専従の職員がいる場合は、その職員の回数を枠から先に引いてから割ります。この均等に分けた回数そのものが多ければ、原因は夜勤に入れる職員の不足です。均等に分けた回数はそれほど多くないのに一部の職員だけが多い場合は、配分の偏りです。

1晩に置く夜勤職員の数は、施設の種類ごとの夜勤の基準や、算定している加算の要件をもとに施設が決めています。夜勤の基準を下回る数には減らせず、加算の要件のために基準より多く置いている場合は、減らすと加算の算定に影響します。特養の夜勤の基準と加算の関係は「夜勤職員配置加算｜特養の区分と単位数・必要な夜勤職員数・見守り機器を使う場合の要件」で解説しています。

夜勤に入れない職員については、理由を「本人の事情や雇用契約の条件」「一人で夜勤に入るための育成が途中」「ユニットやフロアの固定など施設の決め方」に分けて書き出します。育成が途中の職員や、施設の決め方で外れている職員は、施設の側で夜勤に入れる職員に変えられる可能性があります。

どう直すか。 不足が原因なら、夜勤に入るまでの育成の手順と時期を決め、同行の夜勤を計画に入れます。夜勤のない条件で雇用している職員には、本人の意向を確かめてから相談します。配分の偏りが原因なら、後で述べるシフトのルールで直します。

よくある失敗。 「夜勤に入れる人」をシフト担当者の頭の中だけで決めていることです。名簿にして理由を添えないと、育成が済んだ職員が夜勤の候補に戻らず、同じ職員に回数が集まり続けます。

夜勤や残業に制限のある職員の扱い

何を見るか。 夜勤や残業に制限のある職員の分を、誰が埋めているかを見ます。制限には、法令にもとづくものと、雇用契約や本人の事情によるものがあります。法令にもとづく主な制限は次のとおりで、いずれも職員の請求によって生じます。

• 妊産婦が請求した場合は、時間外労働・休日労働・深夜業をさせることができません。
• 小学校就学前の子を養育する職員、要介護状態の家族を介護する職員が請求した場合は、所定労働時間を超える労働をさせることができません（所定外労働の制限）。
• 同じく、時間外労働を月24時間・年150時間までに制限する請求（時間外労働の制限）と、午後10時から午前5時までの労働をさせない請求（深夜業の制限）ができます。

育児・介護休業法の請求は、制限の期間を示して開始の1か月前までに行うもので、深夜業の制限の期間は1回につき1か月以上6か月以内です。雇用期間が1年未満の職員など、請求できない場合も定められています。事業の正常な運営を妨げる場合の例外もありますが、該当するかどうかの判断に迷うときは、都道府県労働局の雇用環境・均等部（室）に確認してください。請求したことや制限を受けたことを理由に、解雇その他の不利益な取扱いをすることは禁じられています。このほか、健康診断の結果にもとづく医師の意見を踏まえて、深夜業の回数を減らすなどの措置をとる場合もあります。

どう直すか。 制限のある職員について、「誰が・何を・いつからいつまで」制限されるかを一覧にし、シフト担当者と共有します。そのうえで、前の項目の均等に分けた回数を、制限を除いた人数で計算し直します。制限のある職員には、早番や日勤帯の記録・準備など担える業務を割り振り、夜勤を多く引き受ける職員の日中の業務を減らすと、負担の差を小さくできます。

よくある失敗。 制限の請求を口頭で受けて記録しないことです。期間が分からないと、制限中の月に夜勤を入れてしまったり、制限が終わったあとも夜勤の枠の計算に戻さなかったりします。制限のない職員に「今月だけ」と頼む対応が、数か月続いていないかも集計表で確かめます。

（参考：労働基準法第66条第2項・第3項、育児・介護休業法第16条の8〜第16条の10・第17条〜第18条の2・第19条〜第20条の2、労働安全衛生法第66条の5第1項）

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残業を生む業務の持ち越し

何を見るか。 残業の理由を、日ごと・職員ごとに1か月記録し、特定の業務・時間帯・職員に集まっていないかを見ます。理由の区分は、記録、申し送り、会議・委員会・研修、利用者の急変や受診の付き添い、欠員の穴埋め、入浴や食事などの日課の遅れ、のように分けておきます。残業が多い職員が、リーダー業務や記録の確認、委員会の担当など、ほかの職員が代われない業務を持っていないかも確かめます。打刻の時刻と残業の申請の時間に差がある職員は、申請されていない残業がある可能性があります。

どう直すか。 理由が集まった業務から、勤務時間内に収める方法を決めます。会議や研修は勤務時間内に開く、記録は業務の合間に入力できる時間を決める、申し送りで伝える項目を絞る、リーダー業務を複数の職員で持つ、といった見直しです。欠員の穴埋めが理由の中心なら、業務ではなく前の2つの項目の問題として扱います。残業が減れば割増賃金も減ります。人件費全体での見方は「介護施設の人件費率（給与費割合）｜2024年度決算の全国値と自施設での出し方・読み方」で解説しています。

よくある失敗。 残業の理由を「業務多忙」の1つにまとめることです。どの業務を直せばよいかが分からず、残業の多い職員の段取りの問題として片づけられがちです。

原因ごとの見直しの順番

何を見るか。 集計表と前の3つの項目の結果から、自施設の偏りがどの原因によるものかを当てはめます。

原因は1つとは限りません。複数に当てはまる場合も、次の順番で進めると、急ぐものから手を付けられます。

どう直すか。 次の順に進めます。

1. 上限や健康面で急ぐ職員の確認：36協定で定めた時間を超えそうな職員の翌月のシフトを先に調整します。週40時間を超えた労働が月80時間を超えた職員には、その時間を本人に通知し、疲労の蓄積が認められる職員は申出により医師の面接指導を受けられます。集計して数字を確かめただけで、本人への通知を忘れないようにします。
2. 深夜業の健康診断の確認：深夜業を含む業務に常時従事する職員には、配置替えの際と6か月以内ごとに1回、健康診断を行います。夜勤の回数が増えた職員が、実施の対象から漏れていないかを確かめます。
3. シフトのルールの改定：配分の偏りには、1人あたりの夜勤回数の上限、休日出勤や急な欠員の穴埋めを頼む順番などを施設で決め、職員に示します。上限の数を決めても、均等に分けた回数を下回る設定にすると枠が埋まらない点に注意します。ルールの書き出し方は「介護施設のシフト管理のルール｜システム導入前に整理する配置・希望休・変更の3項目」で解説しています。
4. 業務の見直し：残業の理由が集まった業務から1つずつ直します。一度に多くを変えると、どの見直しが効いたかが分からなくなります。
5. 翌月以降の集計での確認：同じ集計表で、上位の職員の数字と職員ごとの差が縮んだかを確かめます。施設全体の合計だけを見ると、偏りが別の職員に移ったことに気づけません。

夜勤に入れる職員の不足は、育成や採用に時間がかかるため、3〜5の見直しと並行して進めます。

よくある失敗。 ルールだけを先に作ることです。夜勤に入れる職員が足りないまま上限を決めると、上限を守れない月が続き、ルールが守られなくなります。

（参考：労働安全衛生法第66条の8第1項、労働安全衛生規則第13条第1項第3号ヌ・第45条第1項・第52条の2第1項・第3項・第52条の3）

まとめ

夜勤や残業の偏りは、職員ごとの数字で確かめ、原因を分けてから直すものです。出発点は、勤怠の実績から職員ごとの夜勤回数・所定外の残業時間・法定の時間外労働・法定休日の労働・休日出勤を月単位で集計し、36協定で定めた時間と比べることです。次に、均等に分けた夜勤回数と制限のある職員の一覧、残業の理由の記録から原因を当てはめ、健康面で急ぐ職員の確認、シフトのルール、業務の見直しの順に進めてください。夜勤に入れる職員を採用で増やす方法は、この記事では扱っていません。

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参考

• 労働基準法（昭和22年法律第49号）
• 育児休業、介護休業等育児又は家族介護を行う労働者の福祉に関する法律（平成3年法律第76号）
• 労働安全衛生法（昭和47年法律第57号）
• 労働安全衛生規則（昭和47年労働省令第32号）
• 厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署「時間外労働の上限規制 わかりやすい解説」