電子請求書とは、紙ではなくデータの形で発行・受領する請求書のことです。結論として、電子請求書を扱ううえで押さえておきたい制度は、消費税の仕入税額控除に関わる『インボイス制度』と、保存方法に関わる『電子帳簿保存法』の2つで、目的が異なります。
この2つを混同すると、必要な対応が漏れることがあります。まず何のための制度かを分けて整理します。
インボイス制度と電子帳簿保存法の役割の違い
インボイス制度：適格請求書に必要な記載事項（登録番号、税率ごとの金額など）を定める制度
電子帳簿保存法：電子的に授受した請求書などのデータを、どう保存するかを定める制度
インボイス制度は『請求書に何を書くか』、電子帳簿保存法は『受け取ったデータをどう保存するか』という違いです。電子請求書を導入する際は、この両方に対応できるかを確認します。
電子請求書で確認したい記載事項
国税庁は、適格請求書の記載事項として、発行者名と登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとの対価と適用税率、消費税額、交付先名などを示しています。介護サービスには非課税となる取引もあるため、課税・非課税が混在する場合は税区分の扱いを確認してください。
電子データとしての保存で確認したい点
日付・金額・取引先で検索できる状態になっているか
訂正や削除を行った場合の履歴が残るか
保存期間中、データを継続して閲覧できるか
まとめ｜小さく試し、現場に合う運用へ整える
電子請求書を扱う際は、記載事項を定めるインボイス制度と、保存方法を定める電子帳簿保存法を分けて確認します。両方の要件を満たせているかを、利用しているシステムで確認してください。
制度の変更点を確認しながら日々の請求業務にあたっている担当者の丁寧さが、正確な経理処理を支えています。
参考にした一次情報
国税庁 適格請求書等の記載事項: https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6625.htm
国税庁 電子取引関係: https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/01.htm