介護ソフトの基本機能｜記録・計画・請求・LIFE対応の範囲とサービス別の確認点

介護ソフトは、介護記録、計画作成、請求、LIFE対応、情報共有といった機能をまとめて提供する製品を指すことが多く、どこまでを受け持つかは製品によって違います。記録に強い製品と請求に強い製品が同じ「介護ソフト」として並ぶため、自事業所に必要な機能を先に決めてから製品を見ると、機能の過不足を避けやすくなります。

この記事では、5つの基本機能がそれぞれ何を受け持つか、国保連やLIFEなど外部の仕組みとどうつながるか、サービス種別によって必要な機能がどう変わるか、自事業所に要る機能を洗い出す手順を扱います（2026年9月時点）。

5つの基本機能と外部の仕組みとのつながり

介護ソフトの基本機能と、それぞれが関係する外部の仕組みは次のとおりです。

外部の仕組みとつながる計画作成・請求・LIFE対応の3つは、国や国保中央会が定める形式にソフトが対応しているかどうかで使えるかが決まります。比べるときは、画面の使いやすさとは別に、この対応の有無を確かめてください。

介護記録と情報共有

運営基準では、サービスの提供に関する記録を整備し保存することが求められています。たとえば訪問介護では、訪問介護計画、提供した具体的なサービスの内容等の記録、苦情や事故の記録などを、完結の日から2年間保存することとされ、保存年限は指定権者の条例で長く定められている場合があります。こうした記録は、書面に代えて電磁的記録で作成・保存することも認められています。電子で保存する場合の条件は「介護保険関係書類の電磁的保存とは」で解説しています。

情報共有の機能は、入力した記録を職員や多職種がその場で見られるようにするもので、申し送りを紙や口頭で重ねる手間を減らします。記録の入力画面の比べ方は「介護記録ソフト比較のポイント」で扱っています。

（参考：指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準 第39条第2項・第217条第1項）

計画作成とケアプランデータ連携

介護ソフトの計画作成機能には、ケアマネジャーが作る居宅サービス計画（ケアプラン）、施設が作る施設サービス計画、サービス事業所が作る訪問介護計画などの個別サービス計画があり、製品によって対応する計画の種類が違います。

居宅介護支援事業所とサービス事業所の間では、サービス提供票（予定・実績）を毎月やり取りします。国保中央会が運用する「ケアプランデータ連携システム」を使うと、これを紙ではなくデータで送受信できますが、介護ソフトがケアプランデータ連携標準仕様に沿ったデータを扱えることが前提になります。なお、同システムは2027年1月に介護保険資格確認等WEBサービス（介護WEBサービス）へ移行する予定で、移行後も使うには介護WEBサービスへの利用登録が必要とされています。仕組みの詳細は「ケアプランデータ連携システムとは？導入で軽減できる業務負担」で解説しています。

（参考：国保中央会「ケアプランデータ連携システム」、介護保険最新情報Vol.1529）

請求と国保連への伝送

介護給付費の請求は、各月分を翌月10日までに、審査支払機関（市町村から委託を受けた国保連）へ行います。方法は、国が定める方式で請求データを伝送するか、光ディスク等で提出するかのどちらかで、請求を始める前に国保連への届出が必要です。居宅介護支援事業所は、介護給付費明細書のほかに給付管理票も提出します。

介護ソフトの請求機能は、記録した実績から単位数と利用者負担を計算し、この請求データを作ります。報酬改定のたびにサービスコードや単位数が変わるため、改定に合わせて更新が届くかも請求機能の一部と考えてください。請求ソフトの受け持つ範囲は「介護請求ソフトとは｜一般の請求書ソフトとの違いと比較の確認点と比較の確認点」、伝送の仕組みは「介護請求ソフトの国保連伝送｜請求方法の決まりと開始の届出・電子証明書・受付確認」で解説しています。

（参考：介護給付費及び公費負担医療等に関する費用等の請求に関する命令 第2条〜第4条）

LIFE対応

LIFE（科学的介護情報システム）は、LIFEへの提出が必要な加算を算定する事業所が、利用者の状態などの様式情報を提出する仕組みです。提出は、介護ソフトから出力したCSVファイルをLIFEに取り込むか、LIFEの画面に直接入力するかのどちらかで行います。介護ソフトの「LIFE対応」は、主にこのCSVを出力できることを指します。

LIFEは2026年5月11日から、厚生労働省に代わって国保中央会が運用しており、電子証明書をインストールした端末でなければログインできません。LIFE対応をうたう製品でも、出力するCSVが現行の様式に合っているかは、製品の資料や販売会社で確かめてください。LIFEの仕組みは「科学的介護とは・LIFEとは」、提出の操作は「LIFEへのデータ提出の手順」で解説しています。

（参考：介護保険最新情報Vol.1484、Vol.1495）

サービス種別で変わる必要な機能

同じ介護ソフトでも、事業所のサービス種別によって重く使う機能が変わります。

居宅介護支援事業所では、ケアプランの作成と給付管理票の作成・提出が中心になり、サービス事業所とのサービス提供票のやり取りも毎月発生します。訪問系・通所系のサービス事業所では、個別サービス計画と提供記録に加え、ケアマネジャーから受け取る予定と、返す実績の管理が必要です。訪問先で記録する運用にするなら、スマートフォンやタブレットでの入力に対応しているかも確かめます。

LIFE対応が要るかどうかは、LIFEへの提出が必要な加算を算定するかで決まります。たとえば科学的介護推進体制加算は、通所系・居住系・多機能系・施設系のサービスが対象で、訪問系のサービスや短期入所にはありません。加算ごとの対象は「LIFEへの提出が必要な加算の一覧」で確かめられます。

自事業所に必要な機能の洗い出し手順

製品を見る前に、次の順で必要な機能を洗い出します。

1. 時間がかかっている業務の書き出し：記録、計画作成、請求、LIFEへの提出のうち、どこに最も時間がかかっているかを1か月分の作業から書き出します。よくある失敗は、印象だけで「記録が大変」と決め、月末・月初の請求やLIFEの提出に偏った負担を見落とすことです。
2. 提供しているサービス種別の一覧化：事業所で提供しているサービスを、介護予防サービスや総合事業も含めてすべて並べ、各製品が記録と請求の両方で対応しているかを確かめます。よくある失敗は、主なサービスだけを確かめ、介護予防や総合事業の請求への対応を見落とすことです。
3. 外部の仕組みとの連携の確認：国保連への伝送、LIFEへのCSV出力、ケアプランデータ連携のうち、自事業所で使うものに対応しているかを確かめます。よくある失敗は、「対応」と書かれているだけで判断し、現行の様式や仕様に合っているかを確かめないことです。
4. 改定時の更新と費用の確認：報酬改定や様式の変更のときに、更新がいつ提供されるか、別の費用がかかるかを確かめます。よくある失敗は、導入時の料金だけを比べることです。
5. 記録から請求・LIFEまでのデータの流れの確認：デモで、記録した内容が請求データやLIFEのCSVにそのままつながるかを確かめます。よくある失敗は、入力画面だけを見て、同じ内容を別の画面に入れ直す必要があるかを見ないことです。

洗い出した結果をもとに製品を比べる進め方は「介護ソフトを公平に比較する進め方｜デモ依頼の条件と試用・選定の手順」で解説しています。下の表は介護ソフトの製品例です。対応する機能とサービス種別は、各社の公式サイトや資料で確かめてください。

まとめ

介護ソフトは、介護記録、計画作成、請求、LIFE対応、情報共有の機能を組み合わせた製品で、どこまでを受け持つかは製品によって違います。出発点は、自事業所のサービス種別と、国保連・LIFE・ケアプランデータ連携のうち使う外部の仕組みを一覧にすることです。そのうえで、上の手順で時間のかかっている業務を洗い出し、必要な機能に対応した製品からデモを依頼してください。記録から請求・LIFEまでが1つのソフトでつながれば、入力の重複が減り、利用者と向き合う時間を確保しやすくなります。なお、クラウド型とオンプレミス型の選び方は「クラウド型の介護ソフトの選び方」で扱っています。

参考

• 介護給付費及び公費負担医療等に関する費用等の請求に関する命令（e-Gov法令検索）
• 指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準（e-Gov法令検索）
• 国民健康保険中央会「ケアプランデータ連携システム」
• 厚生労働省 介護保険最新情報Vol.1529「ケアプランデータ連携システムの介護保険資格確認等WEBサービスへの移行について」（令和８年７月29日）
• 厚生労働省 介護保険最新情報Vol.1484「科学的介護情報システム（LIFE）の運営主体の移管に係る周知について」（令和８年３月２３日）
• 厚生労働省 介護保険最新情報Vol.1495「LIFEの厚生労働省から公益社団法人国民健康保険中央会への移管に伴い事業所・施設で必要な対応について」（令和８年４月21日）